ISO900X, TQM & EFQM

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Lotus Notes-Anwendungen haben sich im Q-Bereich bewährt und können ein QM-System in folgenden Belangen unterstützen:

  • automatische Verteilung von Handbüchern, Checklisten anstelle von konventioneller Verteilung auf Papier
  • Nutzung von elektronischem Workflow für Verbesserungsvorschläge und Handbuch-Revisionen
  • Nutzung der Möglichkeiten einer (dokumentenorientierten) Multi-User-Datenbank
  • Nutzung der Notes-Möglichkeiten für dynamische elektronische Formulare (inkl. graph. Effekte)
  • rasche Umsetzung mittels RAD (Rapid Application Development)

Im folgenden eine Reihe von beispielhaften Funktionen:

  • Prozessbeschreibungen werden mit Visio oder ähnlichen Tools erstellt und dann in der Notes-Datenbank abgelegt; geplantes Review-Datum und Name der Reviewers werden abgespeichert und per eMail frühzeitig avisiert
  • Handbücher werden entweder direkt mit dem leistungsfähigen Notes-Editor erstellt oder mit Word und dann in der Notes-Datenbank abgelegt; auch hier kommt das Review-Konzept zur Anwendung mit eMail-Notification; Titel, Gültigskeitsbereich und Sichtbarkeit, Status (Entwurf, gültig, in Review, veraltet, archiviert), Review-Datum, Reviewer, Änderungshistorie
  • alle Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten können entweder im Intranet oder im WWW Verbesserungsvorschläge einreichen, indem sie ein einfaches Formular ausfüllen; die Verbesserungsvorschläge werden dann gemäss vordefiniertem Workflow geroutet
  • Checklisten können entweder zum Ausdrucken in Notes-Datenbanken abgespeichert werden oder gleich als dynamische Notes-Maske programmiert werden
  • Freigabe-Workflow für alle Dokumentation
  • ein einfaches Abkürzungsverzeichnis inkl. nicht zu verwendenden Abkürzungen und Übersetzung in andere Sprachen
  • ein einfaches Glossar in mehreren Sprachen: erleichtert den Mitarbeitern in mehrsprachigen Organisationen die Begriffswahl
  • Tabelle mit allen Rollen: Jede Person hat eine oder mehrere Rollen, aus den Hauptrollen lässt sich das Organigramm ableiten
  • Stellenbeschreibungen als verfeinerte und kombinierte Rollenbeschreibung
  • Tabelle mit allen Schnittstellen zwischen den Rollen: ist eine gute Basis für die Diskussion von Schnittstellenproblemen in Ihrer Organisation mit den betroffenen Prozesseignern; pro Schnittstelle werden beteiligte Rollen, Kategorie (z.B. business critical), Risikobewertung, Optimierungsbedarf erfasst und in der Übersicht mit graph. Symbolen für „heisse“ Schnittstellen dargestellt
  • Tabelle mit allen geplanten und durchgeführten (internen) Audits: geplante Audits mit Thema, Bereich, Auditor, geplantem Datum, durchgeführte Audits mit dem Auditprotokoll, ausgelösten Massnahmen und Aktionen, Status des Audits (geplant, durchgeführt, abgeschlossen = alle Aktionen erledigt)
  • elektronische Befragungen: anonyme Mitarbeiterbefragungen, Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenzufriedenheit durch die Kunden selber im Web oder durch interne Mitarbeiter am Telefon, Chef-Beurteilung

Wir gehen davon aus, dass jedes QM-System individuell ist. Wo sinnvoll, sollen auch Standard-Komponenten eingesetzt werden. ATEGRA berät Sie gerne und baut für Sie in kurzer Zeit massgeschneiderte Applikationssoftware für Ihr Qualitätsmanagement-System. Gerne zeigen wir Ihnen Konzepte und Ideen, die wir in den letzten Jahren für unsere Kunden umgesetzt haben.

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