Lotus Notes Grundlagen

1. Grundlegende Philosophie von Notes-Anwendungen

  • X sei eine Lotus-Notes-Anwendung.
  • Die Anwendung X kann auf den Notebook repliziert werden und ermöglicht so das Arbeiten offline, also ohne direkte Verbindung zu einem Server.
  • Die Anwendung X dient der Ablage von Dokumenten beliebigen Typs: Word, Excel, Powerpoint, Visio, .BMP, .JPG usw. usf.
  • Die Anwendung X dient weiteren fallspezifischen Zwecken (siehe nachfolgende Liste mit Beispielen von Anwendungen)

2. Beispiele von Notes-Anwendungen

  • Auf der Plattform Notes werden oft die vier klassischen Workflow-Anwendungen realisiert, die fast jede Organisation benötigt:
    1. Bewilliung von Investitionsanträgen
    2. Bewilligung von Absenzen und Reisen
    3. Mitarbeiter-Beurteilungen
    4. Bewilligung von Spesenabrechnungen
  • Dokumentenablage: Notes hat im Kern zahlreiche Funktionen eines DMS (Dokumenten-Management-System)
  • Risk Management System: Dezentrale Erfassung von Risiken, zentrale Beurteilung von Risiken
  • Ideen-Management: Dezentrale Erfassung von neuen Ideen, zentrale Beurteilung von Ideen

3. Grundlegendes Wissen über Notes

3.1. Notes-Dokumente

Wichtigste Speichereinheit ist das Notes-Dokument.

  • Ein Notes-Dokument kann Text und einen oder mehrere Dateianhänge enthalten.
  • Eine Notes-Datenbank enthält Notes-Dokumente.
  • Ein Notes-Dokument kann aus einer Ansicht (= Liste von Notes-Dokumenten) mittels Doppelklick geöffnet werden.
  • Es können mehrere Notes-Dokumente in verschiedenen Fenstern gleichzeitig geöffnet sein.
  • Ein Notes-Dokument, das weitere Dokumente enthält, heisst Dossier.

3.2. Aufbau des User-Interface

notes-explained1Das User-Interface ist das, was Sie auf dem Desktop-Fenster des Lotus Notes Clients sehen. Das User-Interface ist also ihr primäres Arbeitsinstrument mit Lotus Notes.

Im Folgenden werden Ihnen alle Teile des User-Interface vorgestellt. Um genauere Informationen über die einzelnen Teile des User-Interface zu erfahren klicken sie im Hauptmenu (im Bild unten Nr. 1) auf„Help“, im „Help“-Menu auf „Context Help“. Darauf wird sich ein Fenster „LotusNotes X Help“. Klicken Sie in der Navigation im weissen Feld links innerhalb des Fensters auf den grünen Pfeilkopf bei „Getting Started“ und im Menu darunter auf „Elements of Notes“, um einen Überblick über das User-Interface für Lotus Notes zu bekommen (siehe Bild).

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Im Folgenden werden die Elemente erläutert:

1. Hauptmenu

Das Hauptmenu besteht aus 6 Buttons: „File“, „Edit“, „View“, „Create“, „Actions“ und „Help“. Klicken Sie auf die Buttons, um bestimmte Untermenus zu öffnen:

  1. File: Erlaubt Ihnen grundlegende Operationen an der vorliegenden Datenbank oder am vorliegenden Dokument auszuführen, wie z.B. das Erstellen neuer Dokumente, Replizieren (dazu weiteres im Kapitel„3.2 Replizieren“), das Ändern von Interfaceoptionen und Drucken.
  2. Edit: Erlaubt Ihnen v. a. beim Editieren oder lesen eines Dokumentes, die nötigen Operationen auszuführen, wie z.B. Kopieren von Text, Volltextsuche und Optionen.
  3. View: Erlaubt Ihnen die Ansicht beliebig zu bearbeiten,beispielsweise mit Refresh (erneutes Laden aller Daten von der Datenbank) oder das Auswählen bestimmter Teile einer Datenbank.
  4. Create: Erlaubt Ihnen neue Notes-Dokumente zu erstellen,wie z.B. Dokumente, Mails oder Ordner.
  5. Actions: Erlaubt Ihnen alle zusätzlichen,anwendungsspezifischen Operationen auszuführen. Diese können sehr unterschiedlich sein, je nach dem, welche Anwendung Sie gerade im Vordergrund ausführen.
  6. Help: Erlaubt Ihnen Zugriff auf alle offiziellenHandbücher über Lotus Notes, offline und online.

2. Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste ist ein leicht zu handhabender Mehrzweckbereich zur Anzeige beliebiger Menus. Die Menus lassen sich verschieben, sichtbar machen, unsichtbar machen und erweitern.

Um ein gewünschtes Menu anzeigen, erweitern oder verschwinden zu lassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Menu oder auf die Werkzeugleiste. Dabei erscheint ein Untermenu mit einer Checkliste aller auf der Werkzeugleiste befindlichen Menus, die, wenn sie mit einem Häkchen gekennzeichnet sind, auf der Werkzeugleiste vorhanden sind oder, wenn sie nicht mit einem Häkchen gekennzeichnet sind, nicht auf der Werkzeugleiste vorhanden sind. Klicken Sie in diesem Menu auf das gewünschte Menu, um gemäss Ihren Wünschen zu modifizieren, oder klicken Sie auf Werkzeugleisten Einstellungen ganz unten im Untermenu, um ein erweitertes Menu zu öffnen (weiteres dazu im Kapitel „3.2 Werkzeugleisten Menu“).

3. Reiterleiste

Hier werden alle Ansichten nebeneinander aufgelistet, die im Notes Client gerade geöffnet sind. Klicken Sie auf einen der beschrifteten Reiter, um auf die gewünschte Ansicht zu gelangen,oder klicken Sie auf das Kreuz neben der Beschriftung, um den bestimmten Reiter zu schliessen.

4. Buchzeichenleiste

Buchzeichen sind Verknüpfungenauf Datenbanken oder Notes-Dokumente. Die Buchzeichenleiste ermöglicht es Ihnen immer sichtbare Buchzeichen im Interface zu platzieren. Damit ermöglicht es Ihnen einen schnellen Zugriff auf die von Ihnen häufig benutzten Daten.

Um eine neue Buchzeichen auf die Buchzeichenleiste zu stellen, ziehen Sie das gewünschte Dokument oder die Verknüpfung zum gewünschten Dokument mit der linken Maustaste durch „Drag andDrop“ auf die Leiste.

Um ein Buchzeichen aus der Buchzeichenleiste zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Buchzeichen. Klicken Sie dann im neu erschienenen Untermenu auf„Remove Bookmark“ (in der deutschen Version „Buchzeichen entfernen“).

Um weitere Einstellungen an der Buchzeichenleiste anzupassen, benutzen Sie das Untermenu, das bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Buchzeichenleiste erscheint.

5. Navigation

Die Navigation ist sowohl einÜberblick über alle Kategorien und Ordner der Datenbank (in diesem Fall die Datenbank „XYZ“), als auch eine gut organisierte Sammlung von Verknüpfungen auf alle Ordner und Kategorien der Datenbank. Die Ordner und Kategorien sind untereinander aufgelistet und können, durch einen Klick mit der linken Maustaste auf das links neben der Beschriftung stehenden grünen Pfeilkopfes, ihren Inhalt vollständig aufzeigen.

Mit Hilfe der Navigation gelangen Sie unter „Z. Administration“ auch auf Dokumente und Ordner, die nicht zum primären Inhalt der Datenbank, sondern zu den Einstellungen der Datenbank gehören oder zu Daten im Hintergrund, die nicht in den anderen Ansichten der Datenbank angezeigt werden, wie zum Beispiel gelöschte Dokumente u. ä.

6. Statusspalte

Die Statusspalte ist eine immer sichtbare Spalte jeder Ansicht, die den Status der Ordner, Kategorien und Dokumente in der Ansicht enthält. Der Status wird durch kleine Symboleangezeigt, wie z.B., für den Status „deleted“ (in der deutschen Version „gelöscht“) oder für den Status „new“ (in der deutschen Version „neu“

7. Statusleiste

Die Statusleiste gibt für alle aktiven Felder den Status an, beispielsweise den Rechenstatus, den Profilstatus, den Verbindungsstatus, etc. Die angezeigten Felder können durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und der Auswahl im erscheinenden Untermenu mit weiteren Statusfeldern ergänzt, versteckt oder anderweitig modifiziert werden.

8. Schnellstartleiste

Die Schnellstartleiste ist eine nur in XYZ vorhandene Leiste, zur schnelleren Navigation. Sie enthältV erknüpfungen zu anderen persönlichen Datenbanken, wie z.B. die „Eigene Mailbox“ oder der persönliche Kalender.

9. Ansicht

Die Ansicht enthält die Daten der in der Navigation (siehe Punkt 5 dieser Auflistung, „Navigation“) ausgewählten Kategorie, des in der Navigation angewählten Ordners oder Dokuments. Die Daten werden übereinander mit den in der Spaltenleiste (siehe Punkt 10 dieser Auflistung) ausgewählten Eigenschaften aufgelistet. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Statusspalte neben das gewünschte Dokument oder durcheinen Klick auf das Dokument selbst wird das Dokument angewählt.

Um mehrere Dokumente anzuwählen, markieren Sie die gewünschten Dokumente der Ansicht, indem links neben alle gewünschten Dokumente in die Statusspalte klicken. Alle ausgewählten Dokumente sind mit einem in der Statusspaltemarkiert.

10. Spaltenleiste

Die Spaltenleiste zeigt die Titelder einzelnen Spalten an, die in der Ansicht sichtbar sind. Die Spalten tragen die verschiedenen Eigenschaften der in der Ansicht angezeigten Dokumente.

Um bestimmte Spalten verschwinden zu lassen oder die mit weiteren Spalten zu ergänzen, klicken Sie im Hauptmenuauf „View“ und im darauf erscheinenden Untermenu auf „Customize this View“. Darauf erscheint ein weiteres Fenster „Customize View: [Name der Ansicht]“(siehe Bild unten), auf welchem Ihnen eine Checkliste mit allen zur Verfügung stehenden Spalten erscheint. Wählen Sie die gewünschten Spalten aus, indem sie in die Kästchen links neben die Beschriftung durch einen Klick mit der linken Maustaste ein Häkchen setzen oder entfernen.notes-explained3

Sobald die gewünschten Einstellungen notiert sind, Klicken Sie „OK“, um die Einstellungen zu übernehmen und auszuführen, oder klicken Sie „Cancel“, um die Einstellungen zu verwerfen und die vorherigen Einstellungen beizubehalten.

12. Suchbalken

Der Suchbalken ermöglicht Ihnendie Suche nach Ordnern, Kategorien und Dokumenten (weiteres dazu im Kapitel„3.12 Volltextsuche“).

11. Action-Leiste

Die Action-Leiste enthält in jeder Datenbank andere Action Buttons, die die spezifischen Hauptfunktionen der Datenbank zur Verfügung stellen, wie z.B. Löschen (um das Dokument zu löschen),Neu (um ein neues Dokument zu erstellen) oder Schliessen (um die geöffnete Ansicht zu schliessen).

3.3. Workspace

Im Workspace (deutsch „Arbeitsraum“) haben Sie eine Ansicht aller Datenbanken in Form von Kacheln (siehe Bild rechts). Die Kacheln lassen sich durch „Drag and Drop“ verschieben und auf verschiedene Reiter verteilen.notes-explained4

Um eine bestimmte Datenbank auf dem Workspace erscheinen zulassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Workspace. Klicken Sie im erschienenen Untermenu auf „Open Database…“. Wählen Sie im erschienenen Fenster im oberen Kasten den Datenträger oder Server aus, auf dem die Datenbank vorhanden ist, und der Liste darunter die gewünschte Datenbank.

3.4. Fenster

Innerhalb des Lotus-Notes-Clients können mehrere Fenster offen sein. Die Fenster können Ansichten und Notes-Dokumente enthalten.

Ein Fenster kann auf verschiedene Arten geschlossen werden:

  • Mittels Esc-Taste (Escape)
  • Mittels Ctrl-P (in der englischen Version Ctrl-W)
  • Mittels Doppelklick mit rechter Maustaste (muss aktiviert sein in den Benutzereinstellungen)
  • Mittels Klick auf den Action Button „Schliessen“ linksoben

3.5. Action Buttons

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Oben an jedem Fenster hat es sog. „Action Buttons“.

Die Action Buttons in den Ansichten

  1. Klicken Sie auf “Neu”, um ein neues Notes-Dokument zu erstellen. Je nach Situation werden unterschiedliche Möglichkeiten zur Erstellung des neuen Dokumentes angeboten.
  2. Klicken Sie auf „Aufklappen“, um alle Kategorien durch Ausklappen gänzlich sichtbar zu machen. Damit werden alle Dokumente in den Kategorien sichtbar gemacht.
  3. Klicken Sie auf „Zuklappen“, um einen Überblick über die Kategorien anzeigen zu lassen
  4. Klicken Sie auf „Suchbalken ein/ausschalten“, um de nSuchbalken mit einem weissen Eingabefeld anzeigen zu lassen. Wenn Sie ihren Suchbegriff in das weisse Eingabefeld tippen, klicken Sie auf„Search“, um in der Ansicht alle Suchergebnisse aus der vorher angezeigten Ansicht anzeigen zu lassen. Klicken Sie nochmals auf „Suchbalkenein/ausschalten“, um den Suchbalken wieder zu verstecken.
  5. Klicken Sie auf „Verbesserungsvorschlag“, um einen Vorschlag zur Verbesserung des Dokuments vorzuschlagen. Weiteres zu de nVerbesserungsvorschlägen können Sie im Kapitel „5.7 Wie kann ich einen Verbesserungsvorschlag zu einem Dossier erstellen?“ nachlesen.
  6. Klicken Sie auf „Hilfe“, um die Liste mit allen Handbuch-Dokumenten anzeigen zu lassen.
  7. Klicken Sie auf „Löschen“, um ein Notes-Dokument logischaus der Ansicht zu löschen. Es kann später in der Ansicht „Gelöschte Dokumente“ wieder restauriert werden.

3.6. Lese- und Edit-Modus

Ein Notes-Dokument ist entweder im Lese-Modus oder im Edit-Modus.

  • Nur im Edit-Modus können am Dokument Änderungenvorgenommen werden.
  • Mittels Ctrl-B (in der englischen Version Ctrl-E für „EditDocument“) für „Bearbeiten“ kann zwischen den beiden Modi hin- und hergeschaltet werden.

3.7. Replizieren

Lotus Notes ermöglicht, dass mehrere User zeitgleich an einer Datenbank oder einem Dokument in einer Solchen arbeiten können. Dies bedeutet erstens, dass sich der Inhalt der Datenbank ständig verändert, und zweitens, dass der User die Daten der Datenbank aktualisieren muss, um eine aktuelle Version der Datenbank oder des Dokuments bearbeiten zu können. Dies muss er tun, indem er repliziert.

Bei der Replikation werden alle Daten mit dem Host koordiniert. Dies ermöglicht, dass der User so eine aktuelle Version der Daten bekommt, die er benötigt.

Es gibt viele verschiedene Arten in Lotus Notes zu replizieren. Folgende Varianten sind möglich:

Variante 1

Wählen Sie die Datenbank, durch einmaliges Klicken mit der linken Maustaste aus. Klicken Sie dann im Hauptmenu auf „File“ und im darunter erscheinenden Untermenu auf „Replication“ und „Replicate…“. Es erscheint darauf ein Fenster „Replicate [Name der Datenbank]“, indem Sie eingeben dürfen mitwelchem Server die Daten ausgetauscht werden sollen. Klicken Sie anschliessendauf „OK“, um die Replikation zu beginnen. Sobald die Replikation beendet ist, erscheint Ihnen ein Fenster „Replication Statistics“, in welchem angegeben wird, welche und wie viele Daten unter welchen Umständen zwischen dem Server und ihrem Arbeitsplatz ausgetauscht wurden.

Variante 2

Klicken Sie in der Buchzeichenleiste auf das Buchzeichen„Replication“, um die Ansicht „Replication“ zu öffnen (siehe Bild unten).notes-explained6

Die Ansicht Replication ermöglicht es Ihnen alle nötigen Einstellungen für eine Replikation mehrerer Datenbanken zu machen, indem Sie miteinem Klick der rechten Maustaste auf die Liste beliebig Datenbank auf dieListe zur Replikation setzen können, oder sie von dieser entfernen.

Klicken Sie auf den Button „Start Now“ oben neben dem Titelder Ansicht „Replication“, um die Replication jetzt zu starten.

3.8. Wie öffne ich eine Datenbank?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man eine bestimmte Datenbank öffnen kann. Grundsätzlich können Sie immer einen Doppelklick auf das Symbol einer Datenbank machen, um diese zu öffnen. Als Auflistung aller von Ihnen benutzter Datenbanken empfiehlt sich der „Workspace“, der sich durch einen Klick mit der linken Maustaste auf das Buchzeichen mit dem Symbol des Workspace in der Buchzeichenliste öffnen lässt.

3.9. Wie erstelle ich eine Datenbank?

Neue Datenbanken können nur von Personen erstellt werden,die eine entsprechende Ausbildung haben und wissen, wie Masken, Ansichten und Agenten programmiert werden.

3.10. Spalten in Ansichten verändern

Wenn in einer Ansicht eine tabellarische Liste aller darin enthaltener Dokumente angezeigt wird, sind die Eigenschaften der Dokumente in Spalten geordnet.

Die Spalten lassen sich durch Ziehen mit der linken Maustaste an den Enden nach rechts und links vergrössern, verkleinern und verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeilkopf neben dem Titel einer Spalte, um alle Dokumente dieser Ansicht, alphabetisch, bzw. numerisch, nach de rEigenschaft der gewählten Spalte zu ordnen.

Um bestimmte Spalten zu verstecken oder sie um weitere Spalten mit anderen Eigenschaften zu ergänzen, wählen Sie ein beliebiges Element der Ansicht aus. Klicken Sie dann im Hauptmenu auf „View“ und im darunter erscheinenden Untermenu auf „Customize This View…“. Darauf erscheint das Fenster „Customize View: [Name der Ansicht]“, in welchem Ihnen eine Checkliste mit allen zur Verfügung stehenden Spalten aufgelistet sind und diesie nach Belieben einstellen können.

3.11. Wie kann ich ein Dokument löschen?

Es gibt zwei Arten ein Dokument zu löschen: Physisches und logisches Löschen.

Logisches Löschen

Ein Dokument logisch zu löschen heisst, es aus den Hauptansichten zu entfernen und in eine Ansicht Kategorie „gelöschte Dokumente“u. ä. zu verschieben. Das Dokument in diesem Zustand aber immer noch leicht wiederherstellbar (siehe dazu Kapitel „3.3 Wie kann ich ein gelöschtes Dokumentwiederherstellen?“).

Um ein bestimmtes Dokument logisch zu löschen, wählen Sie das Dokument in einer Ansicht aus. Klicken Sie dann in der Action-Button-Leiste oberhalb der Ansicht auf den Action-Button. Damit wird das Dokument in die Kategorie „Z. Administration \ 03. gelöschte Dokumente“ der gelöschten Datenverschoben.

Physisches Löschen

Wenn ein Dokument physisch gelöscht wurde, ist esunwiderruflich gelöscht.

Um ein bestimmtes Dokument physisch zu löschen, wählen sie das Dokument in irgendeiner Ansicht aus und drücken Sie die Taste „Delete“ obenrechts auf Ihrer Tastatur oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und klicken Sie im erscheinenden Untermenu auf „Delete“. Das betreffende Dokument wird damit mit einem markiert und aus der Datenbank entfernt, sobald sie repliziert wird.

3.12. Wie kann ich ein gelöschtes Dokument wiederherstellen

Öffnen Sie die Ansicht „Z. Administration \ 03. gelöschte Dokumente“. Das zuletzt gelöschte Dokument ist zuoberst. Platzieren Sie den Cursor auf demjenigen Dokument, das Sie wiederherstellen wollen. Klicken oben auf den Action-Button „Undelete“.

3.13. Volltextsuche

In jeder Ansicht kann mittels Volltextsuche gesucht werden.

  • Dazu muss der Suchbalken eingeblendet werden.
  • Es können sowohl einzelne Suchwörter, also auch mit AND oder OR logisch verknüpfte Suchwortgruppen in die Eingabefelder der Suchbalken eingegeben werden. Man kann Asteriske (*) als Platzhalter für jedes andere beliebige Zeichen verwenden.
  • Es gibt zahlreiche weitere Suchoptionen die zugänglich werden, wenn man rechts oben auf „mehr“ klickt.

Volltextsuchein der eigenen Mail-Datenbank

Sie können folgende Wörter in das Eingabefeld des Suchbalkens ihrer Mail-Datenbank eingeben, um ein bestimmtes E-Mail zu finden, z.B.:

  • Peter: liefert alle E-Mails, in denen das Wort Peter an irgendeiner Stelle vorkommt
  • „kommt ausnahmsweise zum Tragen“: liefert alle E-Mails,die den Teilsatz „kommt ausnahmsweise zum Tragen“ enthalten. Man beachte, dass die Wörter mit Anführungszeichen umschlossen sind
  • Field from contains bachmann“: liefert alle E-Mail, bei denen im Absender das Wort „bachmann“ vorkommt und also vermutlich Frau oder Herr Bachmann Absender ist
  • Field from contains ategra.ch“: liefert alle E-Mails von der Firma ATEGRA.
  • Field subject contains Bürgschein“ :liefert alle E-Mails, wo im Betreff das Wort „Bürgschein“ vorkommt

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